Terms of Service
Conditions générales d’utilisation
For the following terms and conditions, unless otherwise specified, Pro Bono Ontario (PBO) means any PBO employees, directors, officers, designates or volunteers.
Individuals who apply for or receive short term pro bono legal services from Pro Bono Ontario’s Free Legal Advice Hotline (Hotline) or court-based Law Help Centres (Law Help Centres) understand and agree to the following terms and conditions of service:
Au vu des conditions suivantes, sauf indication contraire, Pro Bono Ontario (PBO) désigne les employés, administrateurs, dirigeants, représentants ou bénévoles de PBO.
Les personnes qui demandent ou reçoivent des services juridiques à titre bénévole à court terme de la ligne d’assistance juridique gratuite de Pro Bono Ontario (ligne d’assistance) ou des centres d’aide juridique rattachés aux tribunaux (centres d’aide juridique) comprennent et acceptent les conditions de service suivantes :
Nature and Limits of PBO’s Role and Relationship with Clients
- PBO as an organization facilitates the provision of legal services and does not enter into a lawyer/client relationship with anyone it serves.
- PBO cannot provide services to anyone in respect of matters for which they have already hired someone to provide legal services.
- PBO is not responsible for meeting any time restrictions involved in the legal proceedings of those who apply for or receive services.
- Communication with anyone at PBO who is not licensed to provide legal advice does not constitute legal advice.
- PBO cannot provide legal services when there is a conflict of interest as defined in the Rules of Professional Conduct.
Nature and Limits of Legal Services Provided
- Services may be provided by a lawyer, a licensed paralegal, or a Lawyer Licensing Process Candidate (articling student) acting under the supervision of a lawyer.
- Services provided from the Hotline and court-based programs are brief and summary in nature. This means:
- PBO has the right to end the consultation at any time and consultations can never be expected to last more than 30 minutes;
- Consultations may nor may not include assistance with document preparation;
- Consultations may or may not include discussions with an opposing lawyer or party;
- PBO cannot provide comprehensive legal opinions or predict outcomes;
- PBO cannot provide second opinions;
- PBO can never guarantee representation in court;
- PBO cannot accept requests to notarize documents or commission affidavits. PBO will advise clients if this service is available;
- PBO cannot serve or accept service of documents;
- PBO cannot take responsibility for any documents prepared by those it assists; and
- PBO cannot replicate the quantity or quality of services received from a privately retained lawyer.
- Nobody who receives services through PBO is forming an ongoing relationship with anyone who provides legal advice or services unless that is specifically agreed upon in a written retainer agreement. This means that when people receive services from the Hotline or court-based programs, neither PBO nor its volunteers have any further duty to look after their legal interests in any matter.
Client Information and Privacy
- Information provided to PBO must be accurate to the best knowledge and belief of the person providing it.
- PBO is authorized to obtain information from any legal services provider who has assisted someone applying for or receiving services.
- PBO is authorized to view court files of those applying for or receiving services.
- PBO is authorized to provide any information provided to it to any lawyer who may be in a position to assist.
- While PBO will not intentionally disclose confidential information of those who apply for or receive services, the expectation of confidentiality respecting information provided to PBO is reduced in PBO’s open concept environments where conversations can be overheard and in any event is not as high as it would be in the course of a private retainer for legal services.
- Information provided to PBO or prepared by PBO in connection with services it provides can be:
- Stored by PBO;
- Typed, scanned, transcribed, photocopied and/or be stored electronically;
- Stored on a third party’s cloud server;
- Uploaded and backed up via the internet to a third party server and data service, and will be stored on such a service if information is provided through the internet; and
- Kept in any manner and reviewed by anyone at or providing services through or for PBO for reasons that include but are not limited to:
- Administrative record keeping;
- Maintaining a database of people served;
- Conducting conflict of interest searches;
- Assuring the quality of services provided;
- Gathering general statistics about those served;
- Studies, evaluation, and learning; and
- Managing services provided;
- PBO is authorized to contact those who apply for or receive services for the purpose of answering questions about the value of PBO’s services, but participation can be refused.
Withdrawal of Services and Limitation of Liability
- PBO has the right to withdraw its services. Reasons include but are not limited to the following:
- The matter is not appropriate for services from PBO;
- PBO’s services are no longer considered by it to be effective;
- PBO has already provided a high volume of services and is not prepared to provide further services in light of demands on its resources;
- Abusive conduct against staff, volunteers or other clients, including but not limited to aggressive, demeaning, harassing or threatening language; and
- Breakdown in the relationship.
- PBO is released from all claims whatsoever that could have arisen through the use of its premises or the provision of its services.
Nature et limites du rôle de PBO et de sa relation avec les clients
- En qualité d’organisme, PBO facilite la prestation de services juridiques et n’établit pas de relation avocat-client avec les personnes qu’il sert.
- PBO ne peut pas fournir de services sur des questions pour lesquelles le client s’est déjà adjoint les services juridiques d’un professionnel.
- PBO n’est pas responsable du respect des restrictions de temps imposées dans le cadre de procédures légales auxquelles participent les personnes qui demandent ou reçoivent des services.
- La communication avec des représentants de PBO qui ne sont pas autorisés à prodiguer des conseils juridiques ne constitue pas un conseil juridique.
- PBO ne peut pas fournir de services juridiques en présence d’un conflit d’intérêts, comme défini dans le Code de déontologie.
Nature et limites des services juridiques fournis
- Les services peuvent être fournis par un avocat, un parajuriste autorisé ou un candidat au processus d’accès à la profession d’avocat (stagiaire en droit) agissant sous la supervision d’un avocat.
- Les services fournis par la ligne d’assistance téléphonique et les centres d’aide juridique sont brefs et sommaires par nature. Cela veut dire que :
- PBO a le droit de mettre fin à la consultation à tout moment et les consultations ne dureront jamais plus de 30 minutes;
- Les consultations peuvent ou non inclure une aide à la préparation de documents;
- Les consultations peuvent ou non inclure des discussions avec la partie adverse ou son avocat;
- PBO ne peut pas fournir des avis juridiques complets ou prédire les résultats;
- PBO ne peut pas fournir un second avis;
- PBO ne peut jamais garantir une représentation au tribunal;
- PBO ne peut pas accepter les demandes de documents notariés ou de déclarations sous serment. PBO informera les clients si ce service est proposé;
- PBO ne peut pas signifier ou accepter la signification de documents;
- PBO ne peut assumer la responsabilité des documents préparés par les personnes qu’il assiste;
- PBO ne peut pas reproduire la quantité ou la qualité des services reçus d’un avocat privé.
- Aucune personne qui reçoit des services de PBO n’établit une relation permanente avec la personne qui lui prodigue des conseils ou des services juridiques, à moins que ce ne soit précisément convenu dans un contrat de mandat écrit. En d’autres termes, lorsque des personnes reçoivent des services de la ligne d’assistance téléphonique ou d’un centre d’aide juridique, ni PBO ni ses bénévoles n’ont le devoir supplémentaire de s’occuper de leurs intérêts juridiques dans quelque domaine que ce soit.
Informations sur les clients et confidentialité
- Les renseignements communiqués à PBO doivent être exacts au mieux des connaissances et des croyances de la personne qui les fournit.
- PBO est autorisé à obtenir des renseignements de tout fournisseur de services juridiques qui a aidé une personne à demander ou à recevoir des services.
- PBO est autorisé à consulter les dossiers judiciaires de toute personne qui demande ou reçoit des services.
- PBO est autorisé à fournir tout renseignement qui lui est fourni à tout avocat qui pourrait être en mesure de l’aider.
- Bien que PBO ne divulgue pas intentionnellement les renseignements confidentiels des personnes qui demandent ou reçoivent des services, l’attente de confidentialité concernant les renseignements communiqués à PBO est réduite dans les aires ouvertes de PBO où les conversations peuvent être entendues et, en tout état de cause, n’est pas aussi élevée qu’elle le serait dans le cadre d’un mandat privé pour des services juridiques.
- Les renseignements communiqués à PBO ou préparés par PBO dans le cadre des services qu’il fournit peuvent être :
- Stockés par PBO;
- Dactylographiés, numérisés, transcrits, photocopiés et/ou stockés sur des supports électroniques;
- Stockées sur le serveur infonuagique d’un tiers;
- Téléversés et enregistrés sur Internet sur un serveur et un service de données d’un tiers, et stockés sur un tel service si les renseignements sont transmis sur Internet;
- Conservés de quelque manière que ce soit et examinés par toute personne à PBO ou fournissant des services par l’intermédiaire de PBO, pour quelque raison que ce soit, notamment :
- Tenir des dossiers administratifs;
- Tenir une base de données des personnes servies;
- Effectuer des recherches sur les conflits d’intérêts;
- Assurer la qualité des services fournis;
- Recueillir des statistiques générales sur les personnes servies;
- Mener des études, effectuer des évaluations et réaliser des apprentissages;
- Gérer les services fournis.
- PBO est autorisé à contacter les personnes qui demandent ou reçoivent des services dans le but de répondre à des questions sur la valeur des services de PBO, mais la participation peut être refusée.
Retrait des services et limitation de la responsabilité
- PBO a le droit de retirer ses services pour quelque raison que ce soit, notamment :
- L’affaire ne convient pas aux services de PBO;
- PBO considère que ses services ne sont plus considérés comme efficaces;
- PBO a déjà fourni un volume élevé de services et n’est pas à même de fournir d’autres services compte tenu des demandes sur ses ressources;
- Le client s’engage dans une conduite indue envers le personnel, les bénévoles ou d’autres clients, notamment un langage injurieux, dégradant, harcelant ou menaçant;
- Il y a rupture dans la relation.
- PBO est déchargé de toute réclamation, quelle qu’elle soit, qui aurait pu se manifester en raison de l’utilisation de ses locaux ou de la prestation de ses services.
